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2021/03/01 ブログ

電子契約書

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近頃、電子契約書に移行する方がちらほらいらっしゃいます。

 

契約というのは元々は口頭でも成立するのですが、産業廃棄物の処理契約は書面でと規定されているので書面契約が必要です。ですが、インターネットの普及等ITの流れは産業廃棄物の世界も例外ではなく、2005年4月に施行された「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」、そして環境省令「環境省の所管する法令に係る民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律施行規則」において、産業廃棄物の処理契約であっても電子契約が認められています。

 

ところが2005年4月から既に16年経過しているにもかかわらず、これまでほとんど見かけることはありませんでした。電子マニフェストもなかなか普及しませんでしたが、電子契約書はさらにマイナーな存在だったように思います。ですが、最近急に話題になるようになってきました。今回良い機会だと思い少し調べてみましたところ、いくつかメリットを感じましたので書いていきたいと思います。

 

まずは印紙が要らないということですね。税務当局見解や国会答弁でも明確に述べられているのですが、乱暴に言えば印紙税は文書課税だから、ということのようです。電子データの作成は課税文書の作成には当たらないのですね。ちなみに電子契約書を印刷しても要りません。印刷しただけであれば、あくまでコピーしただけ、というわけです。(印刷したものにハンコを押したりすると課税対象になることも考えられますのでご注意)契約金額によっては、産業廃棄物の処理契約でも1万円以上の高額な印紙を張り付けなくてはいけませんし、2通契約書を作成すれば印紙税額も2倍になります。結構な金額になります。

 

次に、保管の苦労がなくなります。先ほど述べた環境省令で「委託契約書の電磁的作成及び保存」が認められていますので、契約終了から5年間の保管義務も気にならなく(?)なります。皆さんの会社にもありませんか?クリアファイルの穴のところがボロボロになって切れてしまって、うっかりするとファイルがバラバラになってしまうような古い契約書。あの手間ともおさらばできます。

 

また、電子契約ですので、お互いが電子です。つまりは排出事業者の視察において「契約書の保管状況を確認」ということも不要になりますね。
 
3つ目に、紙資源を使いません。これは、費用も節約できますし、限りある資源を大切にということにもなるのですが、エコアクション21やISO14000シリーズの活動にもぴったりというのが結構大きな効果(?)ではないでしょうか。

 

さらには、事務の効率化が図れます。先ほどの保管義務の際の手間だけではありません。電子データにするということは、「検索」というデジタルならではの機能を使うことが出来るのです。契約期限であったり、排出事業者であったり、紙文書であれば目次は1種類しかつけることが出来ませんが、デジタル化をすれば色々な目次を付けて管理することが出来ます。

 

また、ワークフローに対応した電子契約サービスもあります。ワークフローというのは業務手続きを電子化したもの、とお考えいただければいいと思います。紙媒体であれば、契約書案を回覧して課長のOKと部長の決裁貰って…などなど契約書案を持ってウロウロしなくてはなりません。ところが、電子契約システムの中に承認する仕組みがあると、部長と課長が会社に帰ってくるのを待つ必要がありません。システム上で決裁が貰えると契約締結のOKボタンが押せる、のようなことができるのです。コロナで在宅ワーク、産業廃棄物業界ではまだまだ縁がないことかもしれませんが、経営層、営業、事務など部門をある程度物理的に切り離すことで濃厚接触等のリスクを軽減することができます。

 

やはり、インターネットという世界を利用するコストが大きく下がり、クラウドというネットの世界に情報を置いておくことが簡単にできるようになったことが、近年伸びてきている理由なのでしょう。


いくつもの電子契約システムはありますが、無料で使える機能も結構あります。排出事業者がシステムを利用し始めたから処理業者側も利用することになった、という流れが多いと思いますが、このような流れの場合には大した費用は発生しませんし、手続きもそれほど難しくありません。


ですので、商談で電子契約対応してますか?と聞かれたら、未経験でも「はい、大丈夫です!」ととりあえず答えてしまいましょう。

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