産業廃棄物のマニフェスト管理
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2021/07/01 ブログ

デジタルトランスフォーメーション

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先回、iPadのお話をしました。手書きのノートの代わりになるかと思い購入した件です。


まだまだ使いこなせていませんが、当初の目的であったノート代わり、なんとか使うことが出来ています。書き味についてはさすがに紙のノートと同じというわけにはいきませんが、打ち合わせの内容ごとにノートを分けたり、書いた内容をコピーして違うノートに張り付けたりと便利に使っています。今後も色々と試してみたいと思っています。今まで印刷していたPDFもiPadで見るようになってきました。会議の案内などもPDFで取り込んでiPadに保管しています。

 

さて、コロナの影響で出張がなくなったり、在宅勤務になったりと仕事のやり方も随分と様変わりしてきました。日本では、「直接顔を見ながら」という営業や打ち合わせのスタイルが根強くありますので、コロナ禍の前までは、テレワークなどは私自身あまり縁の無いものと思っていました。
 
ところが、コロナ禍になると感染リスクを抑えなければならないことから、大企業を中心にテレワークが一気に広がりを見せました。実際にテレワークが始まってみると、「意外に行けるじゃないか」ということが皆分かったのではないでしょうか。通勤電車に乗る必要もなく、渋滞の中を移動する必要もありません。WEBによる打ち合わせも思ったよりスムーズにできました。一時はWEBカメラも品薄になるくらい、一気に普及した気がします。さすがにオンライン飲み会はやったことないですが…

 

WEB会議などやろうと思うと、やはりそれなりの環境整備は必要です。お金をかけたくなかったので、余っているスマホをカメラ代わりに使うなど色々試してみました。iPhoneをカメラ代わりに使ったときは、かなりiPhoneが熱くなってしまい、かつバッテリーの消耗も激しかったので断念しました。


今のところ、シャープの32型テレビ(約3万円)にWindowsパソコン(既設)をつなぎ、広角のWEBカメラ(約8,000円)、連結スピーカーマイク(約3万円)、テレビスタンド(約1万円)を小さな会議室におく形に落ち着いています。連結スピーカーマイクというのは、その言葉のとおり2台繋げて使えるのですが、会議の際に複数のマイクを置いてしまうとハウリングを起こしてしまいます。かといってスピーカーマイクが一つだと声が拾えない場合が出てきます。連結スピーカーマイクであれば、2つのスピーカーマイクを置けて、かつハウリングを防いでくれるのです。

 

ソフトウェアは、ZOOMを使われている方が多いかと思いますが、私はMicrosoft Teamsをよく使います。ほとんどの事業所でWordやExcelなどOffice製品をお使いだと思いますが、Office365など年契約のOfficeを使用している方なら、特に追加費用も掛かりませんし、管理下にあるマイクロソフトアカウント同士であれば接続も簡単&安心です。
 
色々頑張って、ようやくWEB会議が出来るようになりました。なのですが、有給休暇の申請など用紙に書いてハンコを押すという業務が残っていると、会社に行かなくてはなりません。ネットでも「ハンコ出社」話題になることがありますね。すべてを一度に無くすことは予算的にも業務的にも難しい。でも、雨降って地固まるではないですが、少しでもITを活用していけないか?と考えているところです。デジタルトランスフォーメーション、ですね。

 

ハンコというのは「承認」に使われますですが、この「承認」をオンラインでやってしまおうというのがワークフローシステムです。ネットで検索すると、非常に多くのサービスが検索結果に表示されます。ぜひ、一度検索して機能を確認してみてください。電子契約書と連携出来るサービスも存在しますよ。


会社に行かなくても申請・決裁できるということは大きなメリットなのですが、オンラインで行うことの良さというのは他にもあります。有休の申請だけをとってみても、事務員の方が申請書をコピー(印刷)してトレーに入れておき、提出された申請書は決裁者に届けて、申請書はファイリングして…と、付随する業務が結構あります。産業廃棄物処理委託契約書になると、印刷してホチキスで止めて、製本して、郵送まで行わなくてはなりません。しかも5年間保管しなくてはなりません。でも、オンライン、クラウドを活用すれば、この業務にかけていた時間を他の業務に使え、郵送費や印紙代もかかりません。印紙を買いに行かなくてもよくなります。限られた広さの事務所に山のような書類を保管しなくても済みます。

 

コロナ禍での不景気がどこまで続くのか、ワクチンによって劇的に経済が元に戻るのか、それは分かりませんが、時間やお金を大切にすることはいつでも同じです。費用対効果を総合的な見地から確認し、デジタルトランスフォーメーションを進め効率の良い企業になっていきたいと考えています。

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